
Stjórn og starfshættir stjórnar
Stjórn
Reita
fasteignafélags
hf.
(„Reitir“ eða „félagið“)
leggur
ríka áherslu á að viðhalda góðum stjórnarháttum
og taka
stjórnarhættir félagsins mið
af
lögum
nr. 2/1995 um
hlutafélög, lögum
um
ársreikninga
nr. 3/2006, og
Leiðbeiningum
um
stjórnarhætti fyrirtækja
(6.
útgáfa)
sem finna
má á heimasíðunni
www.leidbeiningar.is, gefnum
út
af
Viðskiptaráði Íslands,
Nasdaq Iceland hf. og
Samtökum atvinnulífsins. Félagið
er
með hlutabréf sín
og
skuldabréf skráð í kauphöll
og fylgir
þeim
reglum sem gilda um
skráð félög,
auk
þeirra ákvæða
sem fram koma
í samþykktum félagsins,
starfsreglum
stjórnar
og
starfsreglum undirnefnda.
Hægt
er
að nálgast samþykktirnar,
starfsreglur
stjórnar
og starfsreglur undirnefnda
á vefsíðu
félagsins. Ekki hefur verið úrskurðað um nein brot félagsins á lögum og reglum af viðeigandi eftirlits- og/eða úrskurðaraðilum.
Stjórn
leggur
áherslu á að
fylgja sem
ítarlegast Leiðbeiningum
um
stjórnarhætti fyrirtækja
og
staðfestir úttekt á stjórnarháttum
félagsins
sem
gerð
var
síðast í rjúlí
2022
að sú
er reyndin.
Félagið fékk
endurtekna
viðurkenningu
sem
fyrirmyndarfyrirtæki í
góðum stjórnarháttum í ágúst
2023 og stefnir
stjórnin á að fá
hana endurtekna
á þessu ári. Verður farið í nýja úttekt á
stjórnarháttum félagsins á árinu
2025.
Stjórn
hefur
skipað þrjár
undirnefndir,
endurskoðunarnefnd,
starfskjaranefnd og
þróunarnefnd. Endurskoðunarnefnd
samanstendur af
þremur nefndarmönnum kjörnum
af
stjórn.
Tveir nefndarmanna koma
úr
röðum stjórnarmanna félagsins
en
sá þriðji
er
utanaðkomandi aðili með fagþekkingu
sem
löggiltur endurskoðandi.
Starfskjaranefnd er
skipuð
tveimur
nefndarmönnum
sem koma
úr röðum stjórnarmanna
og
þróunarnefnd
er
skipuð þremur
nefndarmönnum
sem koma
úr röðum stjórnarmanna. Nánari upplýsingar
um nefndarmenn og starfsemi undirnefnda er
að
finna
á vefsíðu félagsins.
Tilnefningarnefnd hefur
verið
starfandi
síðan í október
2018. Nefndin er
skipuð þremur utanaðkomandi
óháðum fagaðilum
sem tilnefndir eru af
stjórn félagsins
og
staðfestir
af hluthafafundi. Starfsreglur nefndarinnar eru
staðfestar
af hluthafafundi og er þær og aðrar upplýsingar um nefndina og nefndarmenn að finna á vefsíðu félagsins.
Um hlutverk og skyldur
stjórnar
fer skv.
samþykktum félagsins. Þeim
til
viðbótar
hefur
stjórn
sett
sér ítarlegar
starfsreglur
þar
sem helstu verkefni og
valdsvið stjórnar,
formanns
stjórnar
og
forstjóra
eru skilgreind. Gildandi starfsreglur er
að
finna
á vefsíðu
félagsins. Þar
er m.a.
að
finna reglur um
hæfi stjórnarmanna
til
þátttöku í afgreiðslu mála,
um
boðun
funda,
gögn, fundarsköp
og
fundargerðir,
undirnefndir, reglur um
þagnarskyldu, upplýsingagjöf
gagnvart
stjórn,
innra eftirlit og
áhættustýringu,
samskipti
milli
stjórnarmanna
og
við stjórnendur,
samskipti
við
hluthafa og
ákvörðunarvald stjórnar.
Meginhlutverk
stjórnar
er
að stýra
félaginu
milli hluthafafunda og tryggja
að
rekstur
þess
og starfsemi
sé í samræmi við lög, samþykktir
og stefnur
félagsins. Stjórn
tekur
meiriháttar ákvarðanir í
rekstri
félagsins,
hefur eftirlit
með að bókhald félagsins sé í samræmi við lög
og
að fjárreiður þess
séu með tryggum hætti. Stjórn hefur metið það svo að eftirgreind verkefni skuli njóta sérstakrar athygli hennar næstu misseri:
1. Mótun framtíðarsýnar um áherslur í rekstri félagsins og þróun eignasafns þess.
2. Reglubundin greining á helstu áhættuþáttum í starfsumhverfi félagin og skilgreining áhættu gagnvart
áhrifum á rekstur og efnahag. Greiningin lúti bæði að fjármögnun og samhengi framboðs og
eftirspurnar á skilgreindum starfssviðum félagsins. Skilgreining á áhættuþoli og áhættuvilja félagsins.
3. Hagnýting þróunareigna og greining á hagkvæmni mismunandi kosta við þróun og sölu eigna.
Stjórn
ber
ábyrgð á því að
til
staðar sé
virkt kerfi innra eftirlits og
að það sé
formlegt, skjalfest og sannreynt reglulega. Innra
eftirlitið á að
vera til
þess fallið að
veita vissu um
að félagið nái árangri
og skilvirkni
í
starfsemi
í samræmi við markmið félagsins,
að það veiti áreiðanlegar og réttmætar fjárhagsupplýsingar til ytri aðila og það hlíti lögum og reglum sem gilda um starfsemina.
Stjórn, í samráði við endurskoðunarnefnd,
skal
árlega framkvæma úttekt á
innra eftirliti og
áhættustýringu félagsins
og
grípa
til
aðgerða til að bæta úr annmörkum ef þörf krefur.
Verkefni
á sviði
innra eftirlits liggja
hjá endurskoðunarnefnd í samræmi við
starfsreglur
endurskoðunarnefndar. Á
hverju
starfsári
nefndarinnar hefur
farið
fram kynning
á
helstu ferlum
í þeim þáttum
sem grundvalla
uppgjör félagsins. Á
fyrri
starfsárum
hefur
endurskoðunarnefnd fengið annað
hvort
endurskoðendur félagsins eða utanaðkomandi endurskoðendur,
til
þess að
framkvæma skoðun á því
hvort
félagið
starfi
í samræmi við þá
ferla sem
félagið
hefur sett
sér. Á þessu ári
var
haldið áfram að
vinna
úr þeim ábendingum
sem komu fram
í
innri
úttekt stjórnenda
sem
framkvæmd
var
á árinu
2022
á kostnaðarhlið félagsins.
Ekki var farið í frekari úttektir á árinu 2023.
Stjórn félagsins
hefur sett
sérstaka áhættustýringarstefnu
fyrir
félagið. Í
stefnunni er eftirlit
með
fyrirkomulagi
áhættustýringar
falið endurskoðunarnefnd félagsins. Fjármálastjóri, í umboði
og
á ábyrgð stjórnar,
hefur eftirlit
með áhættuþáttum
og
framkvæmir áhættumat.
Hann
útbýr
jafnframt
áhættustýringarskýrslur
sem
lagðar
eru fyrir
endurskoðunarnefnd og/eða stjórn.
Fjármálastjóri og forstjóri eru ábyrgir fyrir stýringu áhættuþátta.
Samstæðuársreikningur Reita fasteignafélags hf. 2023
37