Stjórnarháttaryfirlýsing frh.
Samstæðureikningur Heima hf. 2024 38
ehf., Klasa ehf. auk þess að vera stjórnarformaður í Almannaróm og Rannsóknarmiðstöðvar um samfélags- og
efnahagsmál. Halldór er óháður helstu viðskiptaaðilum, samkeppnisaðilum og stórum hluthöfum félagsins.
Starfslýsing forstjóra kemur fram í ráðningarsamningi hans. Nánari upplýsingar um forstjóra er að finna á heimasíðu
félagsins.
Aðrir sem eiga sæti í framkvæmdastjórn Heima hf. eru, Baldur M. Helgason, framkvæmdastjóri viðskipta, Dagbjört
E. Einarsdóttir, framkvæmdastjóri innri rekstrar og yfirlögfræðingur, Björn Eyþór Benediktsson, framkvæmdastjóri
fjármála og Páll V. Bjarnason, framkvæmdastjóri fjárfestinga.
Félagið hefur enga samninga gert við stjórnarmenn eða starfsmenn um greiðslur eða bætur vegna starfsloka.
Gerðir hafa verið hefðbundnir ráðningarsamningar við starfsmenn, með hefðbundnum uppsagnarfresti. Stjórn
félagsins hefur samþykkt hvatakerfi fyrir æðstu stjórnendur félagsins. Getur ávinningur lykilstjórnenda að mestu
orðið ígildi þriggja mánaða launa. Þann 30. ágúst 2024 samþykkti hluthafafundur félagsins kaupréttaráætlun fyrir
stjórnendur félagsins. Í byrjun september 2024 tilkynnti félagið um ákvörðun stjórnar um að veita forstjóra og
framkvæmdastjórum félagsins kauprétti fyrir allt að 16.000.000 hlutum í félaginu, sem samsvarar 0,88% af
heildarhlutafé félagsins eins og það var þegar kaupréttarkerfið var samþykkt. Einnig tók stjórn ákvörðun um að
veita nánar tilteknum stjórnendum félagsins kauprétti allt að 3.250.000 hlutum í félaginu, sem samsvarar 0,18% af
heildarhlutafé félagsins eins og það var þegar kaupréttarkerfið var samþykkt.
Félagið hefur ekki sett sér sérstaka stefnu um fjölbreytileika í tengslum við stjórn, framkvæmdastjórn og æðstu
stjórnendur en gildandi jafnréttisstefna félagsins lýsir áherslum félagsins í jafnréttismálum. Markmið stefnunnar er
m.a. að gæta ávallt fyllsta jafnræðis starfsmanna óháð kyni, aldri og kynþætti og stuðla að jöfnum tækifærum og
réttindum starfsfólks. Þá kemur fram í starfsreglum tilnefningarnefndar Heima, sem hefur það meginhlutverk að
tilnefna einstaklinga til stjórnarsetu í félaginu, að nefndin skuli hafa að leiðarljósi við mat á framboðum til stjórnar
að samsetning hennar beri með sér fjölbreytni og breidd í hæfni, reynslu og þekkingu. Í samþykktum félagsins
kemur einnig fram að tryggja skuli að kynjahlutfall stjórnar sé sem jafnast og að hlutfall hvors kyns sé ekki lægra
en 40%.
Stjórn félagsins ber ábyrgð á innra eftirliti félagsins og hefur hún og forstjóri komið á innra eftirliti og áhættustýringu
með starfsemi félagsins til að tryggja sem best skilvirkni í starfseminni, áreiðanlegar fjárhagslegar upplýsingar,
hlítni við lög og reglur og fyrirbyggja og greina hugsanleg mistök og sviksemi starfsmanna og viðskiptavina
félagsins. Í þessu felst m.a. að fyrirkomulag innra eftirlits sé formlegt, skjalfest og að virkni þess sé sannreynd með
reglubundnum hætti. Félagið hefur sett upp verkferla og reglur um aðgreiningu starfa til að tryggja skilvirkni og
eftirlit. Mánaðarleg uppgjör eru unnin og lögð fyrir stjórn félagsins. Endurskoðunarnefnd hefur eftirlit með því að
innra eftirlit og áhættustýring sé í samræmi við stefnu félagsins og að eftirlitsaðgerðir taki á áhættum í starfseminni.
Endurskoðunarnefnd hefur það hlutverk að fara yfir uppgjör m.a. hvort til staðar sé virkt innra eftirlit við gerð
reikningsskila. Áhættustýring er yfirfarin reglulega með tilliti til breytinga í helstu áhættuþáttum í starfsemi félagsins
og kannað hvort áhættur hafi verið skilgreindar sem tengjast reikningsskilaferlinu. Áhættustefna félagsins var
staðfest í stjórn félagsins þann 20. júní 2024.
Hjá félaginu er ekki starfandi innri endurskoðandi. Endurskoðendur eru kjörnir til eins árs í senn á aðalfundi. Deloitte
ehf. var kjörið endurskoðunarfélag félagsins á aðalfundi 12. mars 2024. Hvorki endurskoðendur félagsins né aðilar
þeim tengdir mega eiga hlutabréf í félaginu. Ársreikningur félagsins er endurskoðaður í samræmi við alþjóðlega
endurskoðunarstaðla. Endurskoðendur hafa óhindraðan aðgang að bókhaldi og öllum gögnum félagsins. Stjórn
fær árlega í hendur sérstaka endurskoðunarskýrslu frá endurskoðendum með helstu athugasemdum. Regluvörður,
skipaður af stjórn, hefur umsjón með að reglum um innherjaupplýsingar og viðskipti innherja sé fylgt. Regluvörður
félagsins er Esther Ýr Óskarsdóttir og staðgengill regluvarðar er Aldís Sif Bjarnhéðinsdóttir.
Stjórn félagsins og undirnefndir hafa framkvæmt formlegt árangursmat vegna starfa sinna á árinu 2024. Með
árangursmatinu leggur stjórn mat á störf sín og verklag, verkefni og árangur auk veikleika og styrkleika. Dregin eru
fram þau atriði sem stjórn telur að betur megi fara. Helstu matsþættir eru stjórnarfundir, verkefni stjórnar,
upplýsingagjöf, stefnumótun og framtíðarsýn, áhættustjórnun, störf stjórnarmanna, stjórnarformanns og forstjóra.
Stjórn leggur einnig mat á störf undirnefnda stjórnar, endurskoðunarnefndar og starfskjaranefndar, auk þess sem
nefndirnar sjálfar framkvæma árangursmat á sínum störfum. Stjórn gerir aðgerðaráætlun í kjölfar árangursmatsins
til að vinna úr þeim úrbótatækifærum sem fram komu með það að markmiði að auka árangur sinn, skilvirkni og
fagmennsku í störfum. Fram kom að stjórn taldi að allir stjórnarmenn hefðu tekið virkan þátt í stjórnarstörfum og að
umræður væru opnar og gagnrýnar. Stjórnarmenn voru taldir vinna störf sín af fagmennsku og heilindum og búa
yfir breiðri þekkingu og reynslu á þeim sviðum sem stjórnarstörf og rekstur félagsins tækju til. Einnig var samsetning
stjórnar talin góð. Hlutverk stjórnar er talið vel skilgreint og verkefni hennar skýr og er áhersla lögð á stefnumótun
og framtíðarsýn í störfum stjórnar.
Á árinu 2024 voru haldnir 32 stjórnarfundir og var hluti þeirra rafrænn. Sjö fundir voru haldnir í endurskoðunarnefnd
og sjö í starfskjaranefnd. Meirihluti stjórnarmanna og meirihluti nefndarmanna hafa mætt á alla fundi.
Endurskoðunarnefnd boðar ytri endurskoðendur félagsins á fundi reglulega, auk þess sem þeir mæta á
stjórnarfundi þegar ársreikningur og sex mánaða árshlutareikningur eru til umfjöllunar. Helstu samskipti stjórnar og
hluthafa eru á hluthafafundum félagsins, en einnig eiga sér stað samtöl og fundir milli hluthafafunda. Forstjóri er