
SELVITYS HALLINTO- JA OHJAUSJÄRJESTELMÄSTÄ
|
METSÄ BOARD VUOSIKATSAUS 2023
■ Sisäinen valvonta, sisäinen
tarkastus ja riskienhallinta
Tuloksellinen liiketoiminta edellyttää, että
toimintaa valvotaan jatkuvasti ja riittävän
tehokkaasti. Metsä Boardin sisäinen johtamis- ja
valvontamenettely perustuu osakeyhtiölakiin,
pörssiyhtiöitä koskeviin muihin lakeihin ja
säädöksiin, yhtiöjärjestykseen, Helsingin pörssin
sääntöihin ja suosituksiin, hallinnointikoodin
suosituksiin sekä yhtiön omiin hyväksyttyihin
toimintatapoihin ja -periaatteisiin. Sisäisen
valvonnan toimivuutta arvioi yhtiön sisäinen
tarkastus -toiminto. Sisäistä valvontaa toteute-
taan koko organisaatiossa. Sisäisen valvonnan
menetelmiä ovat muun muassa sisäiset ohjeis-
tukset ja valvontaa tukevat raportointijärjestel-
mät. Ulkoinen valvonta kuuluu Metsä Boardin
tilintarkastajalle ja viranomaiselle. Seuraavassa
on kuvattu Metsä Boardin sisäisen valvonnan,
riskienhallinnan ja sisäisen tarkastuksen periaat-
teet, toiminnan tavoitteet sekä vastuusuhteet.
Kestävyysraportoinnin sisäinen valvonta ja
riskienhallinta on kuvattu yhtiön toimintaker-
tomukseen sisältyvässä kestävyysraportissa
osassa Riskienhallinta ja sisäinen valvonta
kestävyysraportoinnin osalta.
Sisäinen valvonta
Sisäinen valvonta käsittää Metsä Boardissa talo-
udellisen raportoinnin, kestävyysraportoinnin ja
muun toiminnan valvonnan. Sisäistä valvontaa
toteuttavat yhtiön hallitus ja toimiva johto
sekä koko henkilökunta. Sisäisellä valvonnalla
pyritään varmistamaan yhtiölle asetettujen
päämäärien ja tavoitteiden saavuttaminen,
resurssien taloudellinen, tarkoituksenmukainen
ja tehokas käyttö, taloudellisen ja muun
johtamisinformaation sekä kestävyystietojen
luotettavuus ja oikeellisuus, ulkoisen sääntelyn
ja sisäisten menettelytapojen noudattaminen,
toiminnan, tietojen sekä omaisuuden riittävä
turvaaminen sekä riittävät ja asianmukaisesti
järjestetyt manuaaliset ja tietotekniset järjestel-
mät toiminnan tueksi.
Sisäinen valvonta jakautuu (i) ennalta
ehkäisevään valvontaan, kuten yhtiön arvojen,
yleisten toiminta- ja liiketapaperiaatteiden
määrittämiseen, (ii) päivittäiseen valvontaan,
kuten toiminnan ohjaukseen ja seurantaan
toimintajärjestelmineen ja työohjeineen sekä
(iii) jälkikäteiseen valvontaan, kuten johdon
arviointeihin ja tarkistuksiin, vertailuihin ja
todentamisiin, joilla varmistetaan tavoitteiden
saavuttamista ja valvotaan sovittujen toiminta-
ja kontrolliperiaatteiden noudattamista. Yhtiön
yrityskulttuuri, johtamistapa ja suhtautuminen
valvontaan luovat yhdessä perustan koko
sisäiselle valvonnalle.
Taloudellisen raportointiprosessin
valvonta, luotonvalvonta ja
hyväksymisoikeudet
Eri toimintojen ja keskushallinnon talousorgani-
saatiot vastaavat taloudellisesta raportoinnista.
Yksiköt raportoivat taloudelliset luvut kuukausit-
tain. Kunkin yksikön controller-toiminto tarkas-
taa vastuualueensa yksiköiden kuukausitulokset
ja raportoi ne edelleen keskushallinnolle.
Toimintojen kannattavuuskehitystä ja liiketoi-
mintariskejä sekä -mahdollisuuksia käydään läpi
kuukausittaisissa kokouksissa, joihin osallistuvat
yhtiön ja kunkin toiminnon johto. Tulos raportoi-
daan kuukausittain hallitukselle ja johtoryhmälle.
Hallitus esittää tilinpäätöksen yhtiökokouksen
vahvistettavaksi, hyväksyy tilinpäätöstiedotteen
ja osavuosikatsaukset sekä päättää niiden julkis-
tamisesta. Raportointi- ja valvontasäännöt sekä
raportointiprosessi on kuvattu tarkemmin yhtiön
sisäisissä toimintaohjeissa.
Luotonvalvonnan ohjaus on keskitetty
luottokomitealle, joka kokoontuu vähintään
vuosineljänneksittäin. Luotonvalvojat seuraavat
myyntisaamisten kehittymistä konsernin luotto-
johtajan alaisuudessa kussakin myyntiyhtiössä.
Vastapuolikohtaiset luottolimiitit asetetaan hal-
lituksen hyväksymän luottopolitiikan puitteissa
yhteistoiminnassa keskitetyn luotonvalvonnan,
myynnin ja talousjohdon kanssa. Luottoriskien
kehitys raportoidaan hallitukselle säännöllisesti.
Kustannusten, merkittävien sopimusten ja
investointien hyväksymisoikeudet on määritelty
portaittain eri organisaatiotasoille hallituksen
vahvistaman hyväksymispolitiikan mukaisesti
sekä toimitusjohtajan ja muun johdon erikseen
antamien valtuuksien rajoissa. Investointien
seuranta hoidetaan konsernin taloustoiminnon
toimesta hallituksen hyväksymän investointi-
politiikan mukaisesti. Investoinnit käsitellään
esihyväksynnän jälkeen toimintojen ja yhtiön
johtoryhmässä vuosittaisen investointisuunni-
telman antamissa puitteissa. Merkittävimmät
investoinnit viedään erikseen hallituksen
hyväksyttäväksi. Investointien seurantaraportit
kerätään vuosineljänneksittäin.
Sisäinen tarkastus
Sisäinen tarkastus on riippumatonta ja objektii-
vista arviointi- ja varmistus- sekä konsultointi-
toimintaa, jonka tarkoitus on tuottaa lisäarvoa
Metsä Boardille ja parantaa yhtiön toimintaa.
Sisäinen tarkastus avustaa hallitusta sen
valvontatehtävän hoidossa ja tukee Metsä Boar-
dia ja sen johtoa tavoitteiden saavuttamisessa
tarjoamalla järjestelmällisen lähestymistavan
riskienhallinta-, valvonta- sekä johtamis- ja
hallintoprosessien tehokkuuden arviointiin ja
kehittämiseen.
Metsä Boardin sisäistä tarkastusta toteuttaa
Metsä Groupin sisäisen tarkastuksen yksikkö.
Tarkastustyössä noudatetaan tarkastusva-
liokunnan vahvistamaa sisäisen tarkastuksen
toimintaohjetta. Sisäinen tarkastus raportoi
toiminnallisesti tarkastusvaliokunnalle ja
hallinnollisesti Metsä Groupin pääjohtajalle.
Sisäinen tarkastus laatii puolivuosittain
toimintasuunnitelman, jonka tarkastusvalio-
kunta hyväksyy. Tarkastustyö kohdistetaan
riskiperusteisesti yhtiön toimintoihin ja
yksiköihin, joiden on arvioitu olevan toiminnalle
asetettujen tavoitteiden saavuttamisen kannalta
keskeisiä. Sisäinen tarkastus huolehtii yhteis-
työssä tilintarkastuksen kanssa suunnitelmien
koordinoinnista siten, että tarkastustyön riittävä
kattavuus varmistetaan ja päällekkäinen työ
vältetään. Vastaavasti yhteistyötä tehdään
Metsä Groupin muiden varmistustoimintojen,
kuten riskienhallinta-, internal controls- ja
compliance-toimintojen kanssa.
Tarkastuksen tuloksista laadittava
tarkastusraportti jaetaan Metsä Boardin toimi-
tusjohtajalle, talousjohtajalle, tarkastuskohteen
johdolle ja vastuuhenkilöille. Tarkastusraportit
annetaan tiedoksi Metsä Groupin pääjohtajalle,
talousjohtajalle, tilintarkastajalle ja tarvittaessa
muulle konsernijohdolle.
Sisäinen tarkastus laatii tarkastusvalio-
kunnalle puolivuosittain yhteenvetoraportin
suoritetuista tarkastuksista, merkittävimmistä
havainnoista ja suosituksista sekä johdon
toimenpidesuunnitelmista ja niiden toteutumi-
sesta. Tarkastusvaliokunnan puheenjohtaja ja
tarkastusjohtaja tapaavat myös säännöllisesti
ilman johdon läsnäoloa.
161