toimintoihin. Sen tarkoituksena on tarjota riittävä
varmuus siitä, että organisaation tavoitteet
saavutetaan koskien toimintojen tehokkuutta,
ulkoisen ja sisäisen raportoinnin luotettavuutta
sekä soveltuvien lakien, sääntöjen sekä sisäisten
toimintaohjeiden noudattamista.
Se auttaa organisaatiota ymmärtämään riskit,
jotka liittyvät yllä mainittuihin tavoitteisiin sekä
myös, kuinka riskejä hallitaan riskinotto-
halukkuuden puitteissa. Postin yrityskulttuuri,
hallinto- ja ohjaustapa sekä sisäisen valvonnan
lähestymistapa yhdessä luovat pohjan sisäiselle
valvonnalle. Postin toimitusjohtaja vastaa sisäisen
valvonnan järjestämisestä konsernissa.
Liiketoimintaryhmien ja konsernin tukitoimintojen
johtajat vastaavat sisäisen valvonnan
järjestämisestä vastuualueillaan.
Postin sisäinen valvonta pohjautuu Committee of
Sponsoring Organizations (COSO) -järjestön
ylläpitämään sisäisen valvonnan viitekehykseen.
Kansainvälisen COSO-viitekehyksen mukainen
sisäinen valvonta sisältää Postilla seuraavat osa-
alueet:
1. Valvontaympäristö
Postin hallitus määrittää konsernin tavoitteiden
saavuttamiseksi tarvittavan hallintomallin, sekä
valtuudet ja vastuut, jotka tukevat konsernin
tavoitteiden saavuttamista. Konsernin sisäiset
ohjeistukset määrittelevät sisäisen valvonnan
puitteet. Postin henkilöstön rehellisyys, eettiset
arvot sekä osaaminen luovat perustan Postin
valvontaympäristölle.
2. Riskien arviointi
Sisäinen valvonta perustuu riskien
järjestelmälliseen tunnistamiseen ja arviointiin
Postin riskienhallintapolitiikan mukaisesti.
Ulkoiset ja sisäiset riskit tunnistetaan osana
riskien arviointiprosessia. Myös väärinkäytösten
riskit arvioidaan osana tätä prosessia.
3. Kontrollitoimenpiteet
Kontrollit perustuvat dokumentoituihin
prosessikuvauksiin ja tunnistettuihin riskeihin.
Kontrollitoimenpiteitä suoritetaan organisaation
kaikilla tasoilla ja nämä on sisällytetty yhtiön
jokapäiväisiin toimintoihin. Niitä ovat mm.
tarkistukset, hyväksynnät, suoritusten arvioinnit,
työtehtävien eriyttäminen, IT-järjestelmien ja
käyttäjäoikeuksien valvonta sekä omaisuuden ja
Postin brändin suojaaminen.
4. Viestintä ja tiedottaminen
Postin johto vastaa, että sisäisen valvonnan
tavoitteet ja vastuut on kommunikoitu
kontrollitoimenpiteitä suorittavalle henkilöstölle.
Johto vastaa siitä, että henkilöstöä on koulutettu
riittävästi sisäiseen valvontaan liittyvissä asioissa.
Sisäisen valvonnan tila ja siinä mahdollisesti
tunnistetut puutteet raportoidaan viipymättä
raportointilinjojen mukaisesti kaikille tarvittaville
tahoille organisaatiossa.
Konsernin talousjohtaja ja konsernin sisäinen
tarkastus raportoivat säännöllisesti sisäisen
valvonnan tilasta ja tehokkuudesta hallituksen
tarkastus-, riski- ja vastuullisuusvaliokunnalle.
5. Seuranta
Sisäistä valvontaa ja sen
tarkoituksenmukaisuutta ja tehokkuutta
arvioidaan jatkuvalla seurannalla. Seurantaa
tehdään osana päivittäistä toimintaa ja
johtamista. Myös erillisiä arviointeja tehdään
sisäisen tarkastuksen ja tilintarkastajien sekä
esimerkiksi laatujärjestelmien auditoijien
toimesta.
Postin liiketoimintaryhmien ja konsernin
tukitoimintojen johtajat suorittavat kontrollien
seurantaa osana valvontarooliaan. He vastaavat
sisäisen valvonnan järjestämisestä omilla
vastuualueillaan niin, että tarvittavat sisäiset
kontrollit ovat määritelty, implementoitu ja
valvottu, ja että asiaankuuluvia lakeja ja
määräyksiä noudatetaan. Organisaation
operatiivinen johto hallinnoi prosessiriskejä ja
varmistaa, että kontrollitoimenpiteitä
toteutetaan. Konsernin Compliance-toiminto
tukee liiketoiminnan johtoa toimintaohjeiden
noudattamisen seurannassa. Konsernin
taloustoiminto varmistaa, että raportointiin
(ulkoinen ja sisäinen) liittyvät kontrollit on
määritelty, otettu käyttöön ja niiden toimivuutta
valvotaan.
Hallituksen tarkastus-, riski- ja vastuullisuus-
valiokunta varmistaa ja arvioi Postin sisäisen
valvonnan sekä riskienhallinnan riittävyyttä.
Konsernin sisäinen tarkastus tekee säännöllisesti
sisäisiä tarkastuksia Postin yhtiöissä, liike- ja
tukitoiminnoissa valiokunnan hyväksymän
vuosisuunnitelman mukaan. Lisäksi Postin
tilintarkastajat ja muut varmennusta tarjoavat
tahot, esimerkiksi ulkoiset IT-järjestelmä- ja
laatutarkastajat, arvioivat konsernin sisäistä
valvontaa.
Riskienhallinta
Konsernin riskienhallinta kattaa kaikki konsernin
toiminnot ja on olennainen osa Postin strategia-,
suunnittelu- ja muita prosesseja. Riskien
tunnistamista, analysointia ja hallintatoimien
suunnittelua tehdään säännöllisesti osana riskien
todennäköisyys- ja vaikutusarviointia. Konsernin
riskit analysoidaan niiden todennäköisyyden ja
vaikutusten perusteella. Säännöllistä
riskiarviointia tehdään riskienhallinnan
tarkoituksenmukaisuuden ja jatkuvan
kehittämisen varmistamiseksi.
Liiketoimintaryhmien ja tukifunktioiden johto
vastaa keskeisten riskien tunnistamisesta ja
riittävän valvonnan toteuttamisesta. Jokainen
työntekijä on myös vastuussa asianmukaisten
riskienhallintaprosessien toteuttamisesta ja
tunnistettujen riskien ilmoittamisesta omalle
esihenkilölleen tai linjajohdolle. Turvallisuuteen,
