
38
Selvitys hallinto- ja ohjausjärjestelmästä Riskienhallinta Palkitsemisraportti
Liiketoimintakatsaus Hallinnointi Hallituksen toimintakertomus Tilinpäätös
Sisäpiirihallinto
Neste noudattaa EU-asetusta markkinoiden väärinkäy-
töstä (596/2014), sitä täydentävää sääntelyä sekä Nas-
daq Helsinki Oy:n sisäpiiriohjetta vähimmäissäännöstönä
sisäpiiriasioissa. Tämän lisäksi yhtiöllä on oma sisäpii-
riohje, jonka yhtiön hallitus on hyväksynyt.
Yhtiön sisäpiirivastaava on yhtiön lakiasiainjohtaja, joka
hoitaa sisäpiirihallintoon kuuluvia tehtäviä yhdessä sisä-
piiriluetteloiden hoitajan, sisäpiiriviestintävastaavan ja
hankekohtaisista sisäpiirirekistereistä vastuullisten hen-
kilöiden kanssa. Kaikilla edellä mainituilla henkilöillä on
omat varahenkilönsä. Lisäksi kunkin toiminnon johtaja
vastaa oman organisaationsa sisäpiiriasioiden valvon-
nasta. Yhtiö järjestää sisäpiiriohjeisiin liittyvää koulutusta.
Hankekohtaisten sisäpiirirekisterien laatimisesta ja
ylläpitämisestä vastaa asianomaisen sisäpiirihankkeen
johtaja, joka on nimetty ao. hankekohtaiseen sisä piiri-
rekisteriin.
Yhtiö on määritellyt johtohenkilöiksi yhtiön hallituksen
jäsenet ja sihteerin, toimitusjohtajan sekä johtoryhmän
jäsenet ja sihteerin. Näiden johtohenkilöiden sekä hei-
dän lähipiirinsä tulee ilmoittaa yhtiön rahoitusvälineillä
tai rahoitusjohdannaisilla tekemänsä omat liiketoimensa
yhtiölle ja Finanssivalvonnalle viipymättä ja viimeistään
kolmen työpäivän määräajassa liiketoimen toteuttami-
sen jälkeen. Ilmoitukset yhtiölle ja Finanssivalvonnalle
voidaan tehdä osoitteessa neste.fi/kaupat siellä annet-
tujen ohjeiden mukaisesti.
Yhtiö on lisäksi nimennyt tietyt muut henkilöt yhtiön
tiedollisessa ytimessä toimiviksi henkilöiksi, joilla on suo-
rittamiensa tehtävien perusteella parempi tietämys yhti-
östä kuin markkinoilla yleisesti. Näitä henkilöitä ovat
tyypillisesti osavuosikatsausta tai vuositilinpäätöstä val-
mistelevat, yhtiön taloudesta, taloudellisesta raportoin-
nista tai viestinnästä vastaavat henkilöt tai henkilöt, joilla
on pääsy tällaisiin tietoihin, samoin kuin eräät muut yhtiön
johtavissa tehtävissä toimivat henkilöt.
Johtohenkilöt ja tiedollisessa ytimessä toimivat henki-
löt eivät saa käydä kauppaa tai toteuttaa muita liiketoimia
yhtiön rahoitusvälineillä omaan tai kolmannen lukuun suo-
raan tai välillisesti yhtiön vuosineljänneksen tai tilikauden
päättymispäivän ja sitä koskevan osavuosikatsauksen
tai vuositilinpäätöksen julkistamisen välisenä ajanjak-
sona. Kaupankäynti on kuitenkin aina kiellettyä vähin-
tään 30 vuorokauden ajan ennen osavuosikatsauksen
tai vuositilinpäätöksen julkistamista sekä vielä ko. julkis-
tamispäivänä (ns. suljettu ikkuna).
Yhtiö pitää lisäksi hanke- tai tapahtumakohtaista sisä-
piiriluetteloa kaikista henkilöistä, joilla on pääsy sisäpii-
ritietoon ja jotka työskentelevät yhtiölle työsopimuksen
perusteella tai muutoin suorittavat tehtäviä, joiden kautta
heillä on pääsy sisäpiiritietoon. Hanke- tai tapahtuma-
kohtaiseksi sisäpiiriläiseksi katsotaan henkilöt, jotka
osallistuvat sisäpiiritietoja käsittelevien hankkeiden tai
tapahtumien kuten esimerkiksi yritysjärjestelyjen suun-
nitteluun ja valmisteluun. Hankekohtainen sisäpiiriläi-
nen ei saa käydä kauppaa tai toteuttaa muita liiketoimia
yhtiön rahoitusvälineillä hankkeen aikana.
Lähipiiriliiketoimet
Neste on määritellyt lähipiiriinsä kuuluvat tahot ja tekee
joidenkin näiden tahojen kanssa säännöllisesti liiketoi-
mia. Nämä liiketoimet liittyvät yhtiön tavanomaiseen liike-
toimintaan ja ovat yhtiön toiminnan tarkoituksen mukai-
sia ja toteutetaan tavanomaisin tai kyseisellä toimialalla
yleisesti noudatettavien ja hyväksyttyjen markkinaehto-
jen tai -käytäntöjen mukaisesti.
Yhtiön talous- ja lakitoiminnot seuraavat lähipiiritoimia
osana yhtiön normaaleja raportointi- ja valvontakäytän-
töjä. Hallitus on vastuussa lähipiiriliiketoimien valvonta-
prosesseista. Yhtiön ja sen lähipiirin välisistä olennaisista
liiketoimista raportoidaan vuosittain yhtiön konsernitilin-
päätöksen liitetiedoissa. Sovellettavien lakien ja sään-
töjen niin vaatiessa olennaiset lähipiiritoimet julkaistaan
myös pörssitiedotteena.
Sisäinen valvonta
Sisäisen valvonnan tavoitteena on varmistaa taloudellisen
raportoinnin sekä tilinpäätösten luotettavuus riittävällä
tavalla. Lisäksi sisäinen valvonta tukee liiketoimintaa toi-
minnallisten ja strategisten tavoitteiden saavuttamisessa
osallistumalla liiketoimintaprosessien kehitystyöhön.
Nesteen sisäisen valvonnan järjestelmä pohjautuu
The Committee of Sponsoring Organizations (“COSO”,
2013) viitekehykseen.
Nesteen sisäisen valvonnan vaatimukset on määritelty
sisäisen valvonnan periaatteet - konserniohjeessa (Inter-
nal Control Principle), tietojärjestelmien käyttöoikeuksia
koskevassa konserniohjeessa (Access Risk Manage-
ment Principle) ja niihin liittyvissä standardeissa.
Nesteen sisäisen valvonnan toiminto johtaa konser-
ninlaajuista valvonnan kehittämistä ja monitoroi sisäisiä
kontrolleja koko yhtiössä. Sisäisen valvonnan toiminto
antaa tarvittavat ohjeet. tehokkaiden kontrollien määrit-
tämiseksi ja suorittamiseksi.
Valvontaympäristö
Hallitus vastaa siitä, että kirjanpidon ja varainhoidon val-
vonta on asianmukaisesti järjestetty. Toimitusjohtaja vas-
taa siitä, että yhtiön kirjanpito on lainmukainen ja varain-
hoito luotettavalla tavalla järjestetty.
Nesteen sisäisen valvonnan perustana on konserni-
rakenne, jossa liiketoiminta on jaettu organisaatioyksi-
köihin. Nesteen liiketoiminta-alueet ja taloushallinto ovat
vastuussa siitä, että taloudelliseen raportointiin liittyvät
kontrollit on määritelty ja ne ovat asianmukaiset, ajanta-
saiset, tehokkaat ja riittävät. Operatiivinen johto omistaa
riskit ja kontrollit ja on vastuussa kontrolleista ja havaittu-
jen puutteiden korjaamisesta.
Sisäisen valvonnan konserniohje korostaa sisäis-
ten kontrollien tärkeyttä ja selkeyttää kolmen linjan vas-
tuita tehokkaiden kontrollien toteutuksessa liiketoimin-
taprosesseissa. Nesteen arvot ja johtamisjärjestelmä,
mukaan lukien eettiset toimintaperiaatteet, ovat perus-
tana taloudellisen raportoinnin valvontaympäristölle. Toi-
mitusjohtaja ja yhtiön johto vastaavat eettisten toiminta-
periaatteiden ja taloudellisen raportoinnin oikeellisuuden
merkityksen korostamisesta.
Riskien arviointi
Riskien arvioinnin edellytyksenä on, että organisaation
tavoitteet on määritelty. Taloudellisessa raportoinnissa
yleisenä tavoitteena on raportoinnin luotettavuus. Tämä
tarkoittaa sitä, että liiketapahtumat kirjataan ja raportoi-
daan täydellisesti ja oikein. Riskien arviointi sisältää vää-
rinkäytöksiin liittyvien riskien arvioinnin.
Riskienhallinnan periaatteista on lisätietoa vuosikerto-
muksen Riskienhallinta-osiossa.
Valvontatoimenpiteet
Nesteen valvontatoimenpiteet ovat toimintaohjeita ja
menettelytapoja, joita noudattamalla pyritään varmista-
maan, että johdon määrittelemät, riskienhallinnan kan-
nalta tärkeät toimenpiteet toteutetaan tehokkaasti. Talo-
udellisen raportoinnin kannalta tärkeimmät ohjeet on
kuvattu sisäisen valvonnan periaatteet -konsernioh-
jeessa (Internal Control Principle), tietojärjestelmien käyt-
töoikeuksia koskevassa konserniohjeessa (Access Risk
Management Principles), taloudellisen raportoinnin val-
vontastandardissa (Controls over Financial Reporting
Standard), sisäisen valvonnan prosessistandardissa
(Internal Control Process Standard), prosessikuvauk-
sissa, kuukausittaisen talousraportointiprosessin kuva-
uksissa sekä taloushallinnon ammattilaisille suunnatussa
ohjeistossa (Finance Instructions).
Tärkeimmät kontrollit taloushallinnon ja liiketoiminnan
prosesseille on dokumentoitu globaaliin kontrollirekiste-
riin. Konsernitason politiikat ja ohjeet ovat Nesteen johta-
misjärjestelmässä (NMS). Kontrollirekisteriä ylläpidetään
SAP GRC -alustalla, jota käytetään sisäisen valvonnan
hallintaan.
Tiedottaminen ja Viestintä
Yhtiön viestintä tukee taloudellisen raportoinnin oikeelli-
suuden ja täydellisyyden varmentamista. Nesteen henki-
lökunnalla on pääsy taloudellisen raportoinnin
kannalta tärkeimpiin toimintaperiaatteisiin sekä kont-
rolliohjeisiin sisältäen kontrollien suoritus- ja valvontavas-
tuut. Tärkeimmät keinot viestiä taloudellisen raportointiin
liittyvistä asioista koostuvat sisäisen valvonnan koulu-
tuksista, taloudellisen raportoinnin ohjeistosta sisältäen
konsernin laskentaperiaatteiden lisäksi myös ennusteen
laatimisen ja raportoinnin, tiedotustilaisuuksista, työssä-
oppimisesta, prosessien läpikäynneistä sekä julkaisuista
sisäisillä kanavilla ja sivustoilla.
Nesteen liiketoiminta-alueet laativat johdolle säännöl-
lisesti raportit toiminnan tuloksesta sisältäen analyysejä
ja kommentteja suorituksen tasosta. Konsernin johto-
ryhmälle ja hallitukselle toimitetaan taloudelliset raportit
kuukausittain. Osavuosikatsaukset ja tilinpäätökset käsi-
tellään tarkastusvaliokunnan kokouksissa ja tämän jäl-
keen hallituksessa.